Trợ lý văn phòng có nhiệm vụ hỗ trợ công tác văn phòng, chẳng hạn như chuyển các cuộc gọi điện thoại, photocopy, fax và nộp đơn. Ngoài ra trợ lý văn phòng còn giúp công việc của văn phòng được hoạt động tốt hơn. Ví dụ về các nhiệm vụ hành chính bao gồm kiểm soát lịch của sếp, chuẩn bị báo cáo, lên lịch cuộc gọi hội nghị, giải quyết các vấn đề cho khách hàng. Nếu bạn thích công việc văn thư nhưng cũng muốn thách thức và trách nhiệm trong công việc, bạn có thể tìm việc làm với một vị trí trợ lý văn phòng.
Mô tả công việc
Trung tâm giới thiệu việc làm Thành phố Hồ Chí Minh cho biết, để tìm việc làm là một nhân viên văn phòng, bạn phải có nhiều kỹ năng và tài năng để đảm bảo một văn phòng hoạt động ổn định. Họ là những người đóng góp vô giá cho sự thành công của sếp và bộ phận của họ. Các kỹ năng cần thiết bao gồm khả năng tổ chức, chú ý đến từng chi tiết, quản lý thời gian và cam kết phát triển chuyên môn. Họ thường làm việc chặt chẽ với các quản lý và có thể được giao phó để ghi chép tại các cuộc họp bí mật và loại bản ghi nhớ có chứa dữ liệu quan trọng.
Nhân viên hỗ trợ văn phòng cũng có thể biên soạn các báo cáo, tạo biểu đồ và biểu đồ, giám sát hệ thống nộp đơn và phân công công việc cho nhân viên văn phòng. Các kỹ năng giao tiếp bằng lời nói, bằng văn bản, giao tiếp giữa các cá nhân và tổ chức là rất cần thiết. Văn phòng trợ lý trung tâm nhiệm vụ xung quanh cung cấp thông tin chính xác cho các nhà quản lý, đồng nghiệp, nhà cung cấp, khách hàng và công chúng nói chung. Họ phải có tinh thần đồng đội và thể hiện tính chuyên nghiệp trong tất cả các tương tác của họ. Một trợ lý văn phòng thân thiện, nhiệt tình là một tài sản vô giá cho công ty. Bên cạnh đó, họ cần theo kịp với các tính năng mới trong Microsoft Outlook, Microsoft Access và Adobe. Quen thuộc với các chương trình phần mềm kế toán như QuickBooks là yêu cầu của trợ lý văn phòng với trách nhiệm kế toán như chế biến biên chế, báo cáo chi phí nhân viên, hóa đơn của nhà cung cấp và đơn đặt hàng.
Yêu cầu về giáo dục
Tối thiểu, trợ lý văn phòng hành chính cần một nền giáo dục ít nhất là trung học phổ thông và có thái độ sống tích cực. Ngoài ra, họ cần có kỹ năng về tiếng Anh, giao tiếp, tin học văn phòng, một số ít cần am hiểu về công nghệ thông tin, sổ sách kế toán và quan hệ công chúng để làm việc sâu về chuyên ngành hơn. Dữ liệu khảo sát từ thị trường việc làm Thành phố Hồ Chí Minh cho thấy rằng trợ lý văn phòng hành chính có mức lương hơn 80 triệu đồng/ năm.
Số năm kinh nghiệm
Trong một số tổ chức, trợ lý văn phòng hành chính nhận thâm niên dựa trên số năm làm việc với công ty. Các vị trí cấp cao mang lại cho họ những lợi thế nhất định so với những nhân viên mới thuê như giờ tốt hơn, kỳ nghỉ dài hơn và chế độ công việc nhiều hơn. Các trợ lý hành chính điều hành báo cáo trực tiếp với quản lý thường có kinh nghiệm làm việc trước đây và danh tiếng vì có năng lực cao và đáng tin cậy.
Xu hướng tăng trưởng việc làm
Trung tâm việc làm Thành phố Hồ Chí Minh dự đoán rằng tốc độ tăng trưởng của nghề này sẽ tăng từ đây đến 2020. Cơ hội tìm việc làm sẽ mở ra cho những ai yêu thích và có nhu cầu tìm việc làm trong ngành.